Présentation de l'entreprise

Le poste

Sous l'autorité de la directrice du service Administration générale
- Vie des Assemblées, vos missions seront les suivantes :
- 1
- Assurer la gestion administrative du service :
- Gérer le courrier entrant de la collectivité et les courriers sortants du service ;
- Gérer les agendas des élus et du directeur général des services (DGS) ;
- Gérer les réunions de direction et en assurer la logistique (convocations, réservations, comptes rendus...) ;
- Assurer le suivi des dossiers (veille, classement,...).
- 2
- Contribuer à la préparation et au suivi des séances délibératives et de travail de la communauté de communes et des structures mutualisées :
- Informer les élus et services ;
- Compiler les projets de rapports et de délibérations en lien avec les services ;
- Préparer les ordres du jour et les documents (convocations, notes de synthèse, délibérations, etc...) des réunions des instances de la collectivité
(séances délibératives, commissions et bureaux) ;
- Assurer le suivi après séance (contrôle de légalité, publication et affichage, retour services, rédaction des procès-verbaux...).
-Assurer la mise à jour et le suivi des coordonnées des élus, liste des membres des différentes instances.
- Tenir les registres et attribuer les numéros des actes administratifs (décisions et arrêtés).
- Assurer le classement administratif/archivage.
Particularités du poste
-Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
-Horaires réguliers, avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations du service (préparation des séances délibératives par exemple) ;
-Disponibilité notamment en période de tenue des séances délibératives ;
-Mutualisation du service avec d'autres collectivités (syndicat de communes, syndicat mixte, centre intercommunal d'action sociale).
Profil souhaité:
-Connaissance du fonctionnement des collectivités et du processus délibératif
-Sens de l'organisation, rigueur et méthode
-Qualités relationnelles et travail en transversalité
-Qualités rédactionnelles confirmées
-Capacité de synthèse
-Maîtrise des outils informatiques (bureautique) et capacité d'adaptation sur les logiciels de dématérialisation
-Sens du service public, discrétion et confidentialité
-Autonomie et capacité d'adaptation
-Capacité à gérer les situations de stress

Détails de l'offre

• Libellé de l'appellation : Responsable de la gestion et l'organisation administrative
• Type de contrat : CDD
  - 12 Mois
• Nature du contrat : Contrat travail
• 
  Savoirs et savoir-faire : Proposer des améliorations pour optimiser les processus
  - Recueillir et analyser les besoins client
  - Maitrise des outils informatiques
  - Qualité rédactionnelles confirmées
• 
  Savoir-être professionnels : Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : (Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.)
  - Faire preuve de contrôle de soi : (Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.)
  - Avoir le sens du service : (Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.)
• Secteur d'activité : Administration publique générale
• 
  Durée hebdomadaire de travail : 35H/semaine Travail en journée

Profil souhaité